Thursday, April 17, 2008

فرق بين دبيرخانه و اتوماسيون

بسياري از افراد و شركت‌ها مفهوم سيستم دبيرخانه و سيستم اتوماسيون را با هم اشتباه مي‌گيرند. دليل آن هم نزديكي معنايي دو مفهوم و شباهت كاري آن دو است. سيستم دبيرخانه كه به نام‌هاي سيستم مكاتبات، انديكاتور و دفتر انديكاتور هم خوانده مي‌شود صرفا در دبيرخانه يك سازمان مورد استفاده قرار مي‌گيرد و معمولا كاربران آن به 2 يا 3 نفر محدود هستند. دبيرخانه سيستمي براي ثبت نامه‌هاي وارده، صادره، شماره دهي و گزارشات معمول از آنهاست. اين در حالي است كه سيستم اتوماسيون كه كارتابل يا سيستم كارپوشه هم ناميده مي‌شود كار توزيع پيام‌ها و دستورات و ارجاعات و صد البته نامه‌هاي ثبت شده در دبيرخانه بين كل كارمندان سازمان را بر عهده دارد. دقت كنيد كه يك سيستم اتوماسيون يا كارتابل هميشه با يك سيستم دبيرخانه هم همراه است. به عبارت ديگر مي‌توان اين دسته بندي را به صورتي ديگر انجام داد: سيستم‌هاي صرفا دبيرخانه و سيستم‌هاي دبيرخانه با امكان سيستم كارتابل. نرم افزار خيلي از شركت‌هاي معروف در دسته دوم قرار دارد و در صورت استفاده آنها در جايي كه صرفا يك نياز دبيرخانه‌اي دارد، امكانات كارتابل آن بي استفاده مانده و هزينه زيادي را بر مصرف كننده تحميل خواهد كرد. بعضي شركت‌ها هم فقط دبيرخانه را توليد كرده يا اينكه نرم افزار دبيرخانه خود را در دو نسخه با امكانات كارتابل و بدون امكانات كارتابل ارائه مي‌دهند.

No comments: