معيارهاي انتخاب نرم افزار دبيرخانه (اتوماسيون) براي يك مجموعه

در بررسي نرم افزارهاي دبيرخانه/اتوماسيون معروف كشور توانستم يك ليست خام از معيارها در آورم كه در انتهاي اين پست گذاشته‌ام. اين ليست را در بررسي نرم افزارهايي ايجاد كرده‌ام كه يا شركت‌هاي معروفي بودند يا نيم نگاهي به ece داشتند. هر چند كه تعداد قابل توجهي از شركت‌ها به فرصت بعدي موكول شدند. جواب بعضي از آيتم‌هاي اين ليست را مي‌توان با يك عدد 1 تا 5 جواب داد در حالي كه بعضي ديگر را بايد جواب تشريحي نوشت. اگر عمري بود اين ليست را كامل تر و دقيق‌تر مي‌كنم:

1) دايناميك بودن شماره انديكاتور و قاعده پذيري آن (مثل شماره زوج براي صادره ها و شماره فرد براي وارده‌ها)
2) ارسال مستقيم نامه‌هاي صادره به خروجي‌هايي مثل فاكس، ايميل، ECE
3) خواندن مستقيم از ورودي‌هايي مثل اسكنر و فاكس
4) ارتباط با دبيرخانه‌هاي شركت‌هاي ديگر
5) تعيين شخص جانشين
6) ارتباط با دستگاه‌هاي ويژه مثل قلم نوري
7) امكان تعريف workflow وجود دارد يا اينكه همه استفاده كنندگان در يك سطح قرار دارند؟
8) تفكيك انديكاتور و كارتابل (خود دبيرخانه اصلي و بخشي كه دستورات و ارجاعات بين كاربران مختلف سازمان در گردش مي‌باشد)
9) تعريف آرشيو (بايگاني) به صورت طبقه بندي مي‌باشد؟
10) امكان تعيين مهلت پاسخگويي به نامه ها يا ارجاعات آنها
11) مشاهده مسير گردش نامه در سازمان به صورت گرافيكي (در يكي از شركت‌ها به صورت گزارش پياده سازي شده است.)
12) عمليات اتوماتيك. مثلا نامه‌ها بعد از مدتي به طور اتوماتيك بايگاني شوند. يا نامه‌ها در يك زمان خاص به آدرس خاصي فاكس يا ايميل شوند.
13) قدرت و سرعت جستجو (در تعداد ركورد هاي بالا)
14) سرعت اجراي برنامه (در تعداد ركوردهاي بالا)
15) سورت اطلاعات در جداول و ...
16) مكانيزم‌هاي پشتيبان گيري و برگرداندن پشتيبان دقيقا به چه صورت است؟
17) وابستگي اتوماسيون به ديگر نرم افزارهاي شركت چقدر است؟ به عنوان مثال در خيلي از شركت‌ها اتوماسيون و ديگر سيستم‌هاي مالي اداري به طور مادرزاد با هم نوشته شده‌اند و جدا كردن كامل آنها كمي سخت است.
18) بهترين نمايش از كاركرد عالي سيستم با چند كاربر محقق مي‌گردد؟
19) پيچيدگي صفحات و فرم‌ها براي كاربران عادي سيستم چقدر است؟
20) امنيت
21) قدرت تطبيق با روال قبلي حاكم بر مجموعه (اداراتي كه سيستم‌هاي دستي يا تحت داس دارند)
22) خروجي اكسل و ورد از نتايج صفحات جستجو
23) فشرده سازي فايل‌هاي پيوست نامه
24) چارت سازماني درختي دارد؟
25) ارجاعات آن درختي هستند؟
26) قابليت كار از طريق وب (با سرعت قابل قبول)
27) ایا امکان بازدید از نرم افزارهای شركت در سازمان های پیاده سازی شده وجود دارد؟
28) نرم افزار شما به خارج از كشور هم صادر شده است؟
29) امكان رزرو شماره نامه
30) راهنماي استفاده از برنامه به صورت موثر و با ارزش
31) قرارداد شامل سورس مي‌باشد؟
32) امضاي ديجيتال
33) اتصال به شبكه‌ي پيام دولت
34) Alert به هنگام دريافت نامه، بروز خطا و ...